Business Hygiëne: Gids Risicoanalyse

Inleiding

Deze pagina geeft hint en tips die helpen met de risicoanalyse. Hij helpt ook om maatregelen te vinden om met de geïdentificeerde risico's om te gaan. De risico's zijn gecategoriseerd zoals op de Risico-pagina en worden hieronder in meer detail behandeld.

Risicoanalyse

Om risico's te kunnen beoordelen, is het allereerst belangrijk om de risico's te identificeren . Er moet een beoordeling plaatsvinden over de waarschijnlijkheid en de mogelijke gevolgen van elk risico.

Let op!

  • Het is alleen nodig om inperkingsmaatregelen te definiëren voor grove risico's (waarschijnlijk en met aanzienlijke gevolgen). Het oordeel welke risico's ernstig genoeg zijn om maatregelen te rechtvaardigen, is primair aan het beoordelingsteam.
  • Nieuwe maatregelen kunnen ook nieuwe risico's introduceren. Bijvoorbeeld om veiligheidsvoorraden aan te houden voor kritische toeleveringen kan een te zware last op de financiën leggen. Zo kan een oplossing een nieuw risico introduceren. Het is dus belangrijk om maatregelen te definiëren die het overall bedrijfsrisico reduceren .

Een typische risicotabel ziet er als volgt uit:

Risicocategorie
(zie onder)

Risicobeschrijving
Aard van het risico en mogelijke gevolgen

Waarschijnlijkheid
(Laag, middel, hoog)

Gevolgen
(klein, middel, groot)

 

Maatregel (indien nodig)
Wie doet wat?

Wanneer klaar?

Leveranciers

Ten gevolge van een pandemie kan onze leverancier Janssen BV niet langer netvoedingen leveren voor ons product, zodat wij geen volledig product met netvoeding kunnen leveren

Middel

Groot

 

Laat ons Hoofd Inkoop Jan contact opnemen met Janssen en vragen hoe zij zich op deze situatie hebben voorbereid.

3-11-2020

Droge oppervlakken

De deurklinken van de hoofdingang kunnen besmet zijn

Hoog

Middel

Installeer automatische schuifdeuren die bij nadering opengaan. Verwijder de deurklinken.

Juli 2021

Medische risico's

Bronnen

Bronnen bevatten het biologische gevaar. Het elimineren van bronnen zal de kans verkleinen dat iemand besmet wordt. Indien mogelijk moet vermeden worden dat er bronnen op de werkvloer komen of ontstaan. Als ze er al zijn, moeten ze geïdentificeerd worden en zo snel mogelijk verwijderd worden.

In de linker kolom hieronder staan de mogelijke bronnen. In de tweede kolom staan suggesties voor eventuele maatregelen.

Er is geen noodzaak om alle voorgestelde maatregelen te implementeren. De beoordeling van waarschijnlijkheid en gevolgen in de risicoanalyse bepalen of een risico serieus genoeg is om een maatregel te rechtvaardigen.

Een besmettelijk persoon is een bron van biologisch gevaar. De persoon kan al dan niet symptomen hebben.

Preventie:

  • Screenen van personen, bijvoorbeeld aan de (fabrieks-)poort
  • ondersteun vaccinatie van medewerkers. Indien strikt noodzakelijk kunnen risicovolle activiteiten beperkt worden tot gevaccineerde medewerkers
  • maak duidelijk met welke symptomen (bijvoorbeeld koorts) medewerkers niet geacht worden op het werk te komen (zelf-screening)
  • maak duidelijk war werknemers wel of niet geacht worden te doen in hun privéleven om biologische risico's te voorkomen.
  • bepaal of en hoe medewerkers melding moeten doen van risico's die ze in hun privéleven hebben opgedaan

Correctie

  • bepaal hoe mogelijk besmette personen op het werk gesignaleerd kunnen worden en hoe vervolgens daarmee om te gaan

Merk op dat sommige van deze maatregelen door lokale wetgevingen beperkt kunnen zijn. Het kan zijn dat maatregelen moeten worden afgestemd/goedgekeurd door de Ondernemersraad of andere werknemersvertegenwoordigingen.

Droge oppervlakken kunnen biologisch gevaar bevatten

Voorbeelden:

  • deurklink of knop van machine
  • liftknoppen
  • trapleuningen
  • sleutels
  • bedieningspanelen
  • gereedschap
  • toetsenbord of muis van computer

Preventie:

  • Wijs medewerkers erop alleen oppervlakken aan te raken als dat nodig is
  • Stel handenwassen/reinigen in en/of het dragen van mondkapjes om te voorkomen dat droge oppervlakken besmet worden
  • Kijk of het aanraken van oppervlakken uitgebannen kan worden
    • Laat deuren open om aanraken van deurklinken te voorkomen
    • Gebruik stembediening als dat kan

Correctie

  • Implementeer schoonmaakprocedures voor oppervlakken

Natte oppervlakken kunnen een broedplaats voor biologische gevaren zijn. Deze oppervlakken kunnen voorkomen in:

  • airconditioning
  • koelapparatuur
  • vochtige muren
  • ..

Preventie:

  • Elimineer vocht waar mogelijk
  • Gebruik (koel-)apparatuur volgens de voorschriften van de fabrikant

(Productie-) Apparatuur kan biologische gevaren opbouwen. Dit is zeer specifiek, dus kunnen er geen algemene richtlijnen gegeven worden.

Van geval tot geval bekijken

Drinkwater kan vervuild zijn met biologische gevaren. Een bekend voorbeeld is legionella , dat kan ontstaan in warmwatervaten.

Preventie:

  • Regelmatige kwaliteitscontrole
  • Vermijd stilstaand water

Correctie:

  • Water voor gebruik steriliseren

Voedsel dat werknemers in pauzes nuttigen

Preventie:

  • Vaardig regels uit in officiële kantines
  • Geef regels voor voedsel dat medewerkers van thuis mogen meenemen
    • Verschaf schone opslagruimtes

Stof of afval kan een bron van biologisch gevaar zijn, in het bijzonder in combinatie met vocht en/of organisch materiaal

Preventie:

  • Maak richtlijnen voor verwijderen van (organisch) afval
  • Verwijder stof

Overbrenging

Een biologisch risico gaat van bron naar een bevattelijk persoon door een vorm van overbrenging. Om infecties te voorkomen, moeten overbrengingsmogelijkheden zoveel mogelijk ingeperkt worden.

Nogmaals, maatregelen moeten alleen genomen worden als waarschijnlijkheid en gevolgen ernstig genoeg zijn, volgens de risicoanalyse.

Lichaamscontact

  • Vermijd lichaamscontact tussen personen, bijvoorbeeld door handen schudden
  • Draag handschoenen of andere persoonsbescherming, end trek die veilig aan een uit

Nevels, bijvoorbeeld veroorzaakt door:

  • Niezen of hoesten door een geïnfecteerde persoon
  • spray of mist van een vervuilde machine
  • Houd een veilige afstand tot de personen of apparatuur die mogelijk sproeit
  • Draag een mondkapje of andere beschermingsmiddelen, en trek die veilig aan en uit

Lucht

  • Circuleer en/of ververs lucht volgens richtlijnen

Eten of drinken, tijdens of na blootstelling aan een bron

  • Beperk eten en dringen tot specifieke tijden en locaties, na grondig handenwassen

Dieren of insecten kunnen biologische gevaren overbrengen. Voorbeelden zijn insecten, ratten, honden

  • Zorg dat dieren niet op de werkvloer kunnen komen
  • Bestrijd insecten
    • Horren voor open ramen
    • Gebruik insectenwerend middel

Bevattelijk persoon

De infectie verspreidt zich als een bevattelijk persoon de ziekte krijgt.

Preventie:

  • Geef richtlijnen hoe om te gaan met personen die een grotere kans hebben besmet te raken vanwege:
    • Leeftijd
    • Geslacht
    • Medicatie die het immuunsysteem aantast, bijvoorbeeld antibiotica
    • Gezondheidstoestand (bijvoorbeeld suikerziekte of overgewicht)
  • Voorkom drukte, bijvoorbeeld door:
    • Thuiswerken te stimuleren
    • Verkeer in gangen, liften te reguleren
    • Flexibele werktijden te implementeren
    • Ploegenwisselingen te spreiden

Business-risico's

Resources

De onderneming kan serieus bemoeilijkt worden als resources schaars worden of wegvallen. Er kunnen maatregelen gedefinieerd worden om dit te voorkomen of te verhelpen wanneer het optreedt.

Er hoeven alleen maatregelen te worden gedefinieerd als de risicoanalyse een grote waarschijnlijkheid en/of grote consequenties aangeeft.

Mensen zijn nodig om de organisatie draaiend te houden.

Zie boven voor preventie en correctie.

Informatie en gegevens. Als gevolg van een pandemie kan de normale stroom van informatie gehinderd worden. Er kan chaos ontstaan. Zaken die daarvoor "normaal" waren, zijn ineens onzeker. Bijvoorbeeld informatie over klanten, concurrenten, opdrachten, handel, leveringen, wetten medewerkers

Preventie:

  • Formaliseer afspraken met deze partijen, om chaotische situaties te voorkomen
  • Organiseer regelmatig een oefening
  • Voorkom grote afhankelijkheid van anderen

Fysieke infrastructuur, zoals gebouwen, werkplekken of andere faciliteiten en hun voorzieningen. Door een pandemie kunnen ze afgesloten worden, gevorderd worden door de overheid, of anderszins niet meer beschikbaar zijn.

Preventie:

  • Kijk welke infrastructuur essentieel is voor de continuïteit van de onderneming. Neem voorzorgsmaatregelen voor als gebouwen niet meer toegankelijk zijn voor medewerkers:
    • Productiefaciliteiten: verhuizing van de productie?
    • Kantoren: verhuizing van kantoormedewerkers (thuis, andere locatie)?
  • Kijk welke voorzieningen (water, gas, elektriciteit, IT) essentieel is en maak noodplannen

Apparatuur en onderdelen. Als gevolg van een pandemie kan het zijn dat (nieuwe) apparatuur of reserveonderdelen niet op tijd geleverd worden.

Preventie:

  • Houd een voorraad aan van reserveonderdelen en verbruiksartikelen

Informatie- en communicatietechnologie (ICT) systemen

Preventie:

  • Bepaal hoe je met medewerkers communiceert als die (ineens) niet naar het werk kunnen komen.
  • Bepaal hoe je in noodgevallen met anderen communiceert (klanten, leveranciers, ...)
  • Bereid ICT infrastructuur voor op werken op andere locaties, bijvoorbeeld thuis:
    • technisch: is er hardware (laptop, ...), werkt de software vanaf een andere locatie
    • beveiliging: is werken op afstand veilig (beveiligde login, versleutelde overdracht)
    • veiligheid: kan een machine veilig op afstand bediend worden
    • capaciteit: is er voldoende bandbreedte

Transport en logistiek. Zoals we gezien hebben in de COVID-19 crisis van 2020, viel luchttransport ineens weg.

Preventie:

  • Houd een veiligheidsvoorraad aan van inkomende goederen, waarbij onderscheid gemaakt kan worden voor het verwachte risico.
  • Stel het transport van uitgaande goederen zeker. Verschaf een veiligheidsvoorraad bij de klant (in geval van B2B) of maak gebruik van lokale depots in de buurt van klanten (B2C)

Financiering. Door een pandemie kan de onderneming geschaad worden, met een negatief gevolg voor de financiële resultaten. Een plotselinge negatieve kasstroom moet voorkomen worden.

Preventie:

  • Proactieve afspraken met financiers (banken, investeerders)

Partners en leveranciers worden waarschijnlijk net zo geraakt door een pandemie. Hun onderneming kan ook gehinderd worden.

Preventie:

  • Identificeer kritieke partners en leveranciers
    • Eis dat zij vergelijkbare voorzorgen nemen (Business Hygiëne)
    • Voer wederzijds audits uit

Management is kritiek gedurende een pandemie: prioriteiten stellen, besluiten nemen, belemmeringen aanpakken en oplossen. Sommigen van hen zijn misschien zelf getroffen en daardoor (tijdelijk) niet beschikbaar

Preventie:

  • Stel een vervangingsschema op voor elke leidinggevende, voor het geval die uitvalt
  • Stel de communicatielijnen veilig van het management naar de organisatie
  • Bereid het samenstellen van een crisisteam voor. Leg bevoegdheden, werkwijzen en middelen vast

Overheid

Overheid kan onverwachte (ongekende) acties nemen om een pandemie het hoofd te bieden. Deze kunnen aangrijpen op elk van de bovenstaande resources.

Preventie:

  • Spreid ondernemingsactiviteiten uit over meerdere locaties om de afhankelijkheid van één (lokale) overheid te beperken

Hierboven zijn nog meer suggesties voor maatregelen gegeven om met tekorten van resources om te gaan.

Klanten

Klanten verschaffen de inkomsten voor de onderneming. Dus als de klantenvraag minder wordt, heeft dit grote gevolgen op de onderneming.

Preventie:

  • Breng diversiteit in het productenportfolio
  • Spreid de klantenbasis, om niet te eenzijdig afhankelijk te zijn van (lokale) klanten

Samenvatting

Door goed te kijken naar de risicocategorieën kunnen passende preventieve en correctieve maatregelen gedefinieerd worden.